PROJEKTMENEDZSMENT – Az optimista, a realista, avagy a jó projektterv titka 2


Projektmenedzsment - jó projektterv ismérvei

 

„A vállalkozás projektjei megvalósításában nem a sikertelenséget tervezi, legfeljebb nem, vagy nem megfelelően tervez.”

 

Projektmenedzsment mesterfokon, avagy a jó projektterv ismérve

Aki a projektmenedzsment tudományát mesterfokra fejlesztette, tudja jól, hogy minden a tervezéssel kezdődik. A jó projektterv olyan, mint egy stratégiai játék forgatókönyve, amelyben a játékosok pontosan tudják mi a szerepük a játékban, ismerik a célt, a kereteket, a játékszabályokat és ennek mentén viszik sikerre küldetésüket.

Ha megnézzük, hogy a projekttervnek mi mindenre célszerű kiterjednie, sokan felkapják a fejüket. „Az egész nem ér meg ennyit! Mindez csak fölösleges idő és pénzkidobás! Miért nem fordítjuk inkább a megvalósításra!”

Szeretnél bejutni a nagyok beszállítói közé? Akkor csináld olcsóbban, légy kiszámítható és végezz minőségi munkát!  Persze nem ez az egyetlen mód, de a hatékony projektmenedzsment segít, hogy kihasználd egy kisvállalkozás rugalmasságában, alacsonyabb költségeiben rejlő erőt és egy nagy szervezetnél lényegesen kevesebb erőforrással, az elvárt minőség biztosításával valósíts meg egyes részfeladatokat.

Jól hangzik, ugye? Megvalósítani azonban már nem olyan egyszerű. Legyünk reálisak! Ideális esetben, ha a célt világosan megfogalmaztuk, a feladatokra lebontást kellő mélységben elvégeztük, megfelelő belső vagy külső benchmark adatok állnak rendelkezésre az erőforrás és költségtervezésre, ez akkor is csak becslés. A projekttervezés hatékonysága lényegében a becslés „jóságán” múlik.

Ha neked sincs kristálygömböd, amelyben tisztán látod a jövőt, kénytelen vagy azzal a bizonytalansággal együtt élni, hogy becslések jósága szerencse, csoda, vagyis esetenként teljesen kiszámíthatatlan tényezőkön múlik. A tapasztalatok szerint ezen a téren mégis hajlamosak vagyunk az optimizmusra, pedig az alábbi néhány érdekes nemzetközi statisztikai adat alapján a tervezésben sokkal realistábbnak kellene lennünk.

  1. Minden hatodik IT projekt átlagosan 200%-kal lépi túl a költségkeretet és 70%-kal a lefektetett határidőt. (Forrás: Harvard Business Review<<statisztika
  2. A vállalatvezetők 75%-a számít arra, hogy a szoftverfejlesztési/bevezetési projektjük sikertelen lesz. (Forrás: Geneca<<statisztika
  3. A projektek kevesebb, mint harmadát zárták le az elmúlt évben a tervezett határidőben és költségfelhasználással. (Forrás: Standish Group<<statisztika
  4. A szervezetek 97%-a gondolja úgy, hogy a projektmenedzsment kritikus az üzleti teljesítmény és a vállalkozás sikeressége szempontjából. (Forrás: PricewaterhouseCoopers<<statisztika
  5. A projektek 33%-a sikertelen a felső vezetés bevonásának hiánya miatt. (Forrás: University of Ottawa<<statisztika
  6. Az üzleti vállalkozások a projektmenedzsment legnagyobb kihívásának “a projekt határidőben és tervezett költségvetéssel történő lezárását” tekinti. (Forrás: The Access Group<<statisztika
  7. A projektmenedzserek 44%-a nem használ projektmenedzsment eszközöket, holott ugyanez a statisztika azt mutatja, hogy a kereskedelmi forgalomban elérhető PM szoftverek növelik a teljesítményt és az elégedettséget. (Forrás: Pricewaterhouse Coopers<<statisztika
  8. A jól teljesítő vállalkozások projektjeik 89%-át zárják le sikeresen, míg a rosszul teljesítő vállalkozások mindössze 36%-át. (Source: PMI.org)<<statisztika

Ennyi talán elég a statisztikákból ahhoz, hogy levond a tanulságokat.

Mit tehetsz akkor? Ahhoz, hogy a kiszámíthatatlan tényezők befolyását csökkentsd, szükség van a folyamatos monitoringra, kontrollokra, azaz projekt kontrollingra, ugyanakkor nem elhanyagolható az ún. „soft” tényezők jelentősége, mint például motiváció, kommunikáció, amelyekre későbbi írásaimban még részletesebben kitérek.

 

Kozér Emőke

Siker coach


Megjegyzés hozzáfűzése

Az email címet nem tesszük közzé. A kötelező mezőket * karakterrel jelöljük.

2 Gondolat “PROJEKTMENEDZSMENT – Az optimista, a realista, avagy a jó projektterv titka