PROJEKTMENEDZSMENT – A sikeres projekt feltételei


Projektmenedzsment a sikerért

 

Mitől lehet sikeres egy projekt és milyen  projektmenedzsment eszközökkel támogathatjuk meg

Korábbi cikkeimben volt már szó arról, hogy miért van egyáltalán szükség projektre, milyen módszertant alkalmazzunk, hogyan tervezzünk és melyek azok az okok, amelyek egy projekt sikertelenségét okozzák. Minden vetülete a témának egyetlen célt szolgált, hogy meghatározzuk azokat a projektmenedzsment technikákat, amelyek sikerre viszik a projektet.

Abból a definícióból kiindulva, amelyet előző írásomban ismertettem (lásd PROJEKTMENEDZSMENT – Hogyan üljünk a lovon?), vegyük most végig azokat a legfontosabb kritériumokat, amelyek alapvetőek a sikeres projektmenedzsmenthez és projekthez.

  1. Tudjuk mit akarunk elérni, létrehozni

“Semmilyen szél sem kedvező annak, aki nem tudja, milyen kikötőbe tart.”

Seneca

Projekt céljának, hatókörének pontos meghatározása (lásd PROJEKTMENEDZSMENT – Az optimista, a realista, avagy a jó projektterv titka) önmagában is fontos, azonban mit sem ér, ha azt a projekt valamennyi érintettje meg nem érti és el nem fogadja. A hatókört olyan szinten kell kidolgozni, hogy ennek alapján a főbb mérföldkövek és a leszállítandó eredménytermékek határideje is tervezhető legyen.

2. Ütős és kompetens csapat

Kedvenc tanmesém tökéletesen demonstrálja, mi történik, ha hiányzik Valaki, Mindenki és Bárki a csapatból.

Csapatmunka

Egyszer volt, hol nem volt, volt egyszer négy ember. Név szerint: Mindenki, Valaki, Bárki és Senki.

Egy szép napon szóltak Mindenkinek, hogy akadt egy fontos munka, amit sürgősen meg kell csinálni. Mindenki biztos volt benne, hogy Valaki megcsinálja. Bárki megcsinálhatta volna, viszont Senki nem csinálta meg.
Valaki nagyon megdühödött emiatt, mivel ez Mindenki dolga lett volna. Mindenki úgy gondolta, hogy Bárki megcsinálhatná, de Senki nem vette észre, hogy Mindenki kerüli a munkát.

Végül Valaki lett az, akit Mindenki okolt, amiért Senki nem csinálta meg azt, amit Bárki megtehetett volna.”

 

Mi lett volna Valaki feladata? Hogy megkeresse és összehívja Mindenkit, Bárkit és Senkit, kiossza a feladatokat, tegyen róla, hogy tettrekészségük, kitartásuk egészen addig buzogjon, amíg a munka el nem készül. Lehet, hogy Valaki sem volt épp a helyzet magaslatán? Talán reménykedett, hogy a többiek tudják mi a dolguk? Be kell látnunk, hogy alkalmas projektmenedzser és motivált csapat nélkül nehezen boldogulunk. Érdemes beiktatni rendszeres csapatépítő programokat, amelyek lehetnek irányítottak vagy kötetlenek, mert kutatások tucatja igazolja, hogy ezeknek komoly motivációs, összetartó hatásuk van.

Csapatmunka - Team coaching

Azonban figyelemmel kell lennünk az optimális létszámra is. Az Amazon.com például a “pizza” team módszertant alkalmazza, ami annyit jelent, hogy a projekt csapat létszáma 6-10 fő között mozog. Talán nem véletlen, hogy a team coaching is legfeljebb 10 emberből álló csapat támogatására alkalmas. Az Amazon.com is azt vallja, hogy ennél több ember irányítása, motiválása, a szükséges és elégséges információval ellátása már komoly projektmenedzsment kihívást jelent és a hatékonyság rovására megy.

3. Fektessük le a működés kereteit

Ennek számtalan összetevője van, de a legfontosabbak a felelősségek és hatáskörök definiálása, az elvárások (határidők, követelmények – beleértve a minőségi követelményeket is) lefektetése és közzététele, valamint az akár külön kritériumként is megálló projektmenedzsment eszközök, rendszerek biztosítása.

Amikor egy feladat végrehajtása több ember együttműködésében valósul meg, mindenkinek tudnia kell, hogy ebben neki mi a feladata és melyek az ezzel kapcsolatos elvárások. Ha erre nem helyezünk hangsúlyt, hogyan várhatnánk el tőlük az önálló és eredményes munkát. Ahogyan azt már korábbi írásaimban is érintettem, de később részletesebben is foglalkozom vele, a résztvevők bevonása, a bizalom, az inspiráló környezet az, ami biztosítja a csapat számára azt az energiaszintet, amely a legjobbat hozza ki belőlük.

Erre a legalkalmasabb az ún. Kickoff meeting az induláskori információk megosztására, valamint a rendszeres projekt meetingek, amelyek során az időközi változásokat, előállt helyzeteket ismertethetjük. Ám ne feledjük, a fölösleges értekezletek valódi időrablók lehetnek, ezért ebben is érdemes mértéket tartani, rövidre fogni és a lényegre szorítkozni.

Néhány projektmenedzsment eszközt már bemutattam részletesebben is a PROJEKTMENEDZSMENT – Top 5 ingyenes projektmenedzsment eszköz című cikkemben, ám a lényeg az, hogy használjunk eszközöket, hogy a folyamatos nyomonkövetés, kontroll biztosított legyen.

4. Kommunikáció

Emlékszel még? A sikertelenség legfőbb oka a nem megfelelő kommunikáció. Nem ismételném hát önmagam, érdemes újra elolvasni a PROJEKTMENEDZSMENT – Hogyan üljünk a lovon? cikkemet.

5. Változásmenedzsment

Bár a nem megfelelő változáskezelés csak az utolsó helyen szerepelt a sikertelenség negatív listáján, itt is meg kell említenem, hiszen, ha jól csináljuk, akkor az egyik fontos sikertényező lehet. Mi ennek a feltétele? Vizsgáljunk meg minden, a projekt során felmerült változási igény hatókörre, határidőre, költségekre való hatását és megvalósításáról döntsünk ezek mérlegelésével.

Még nincs vége! Kövesd továbbra is figyelemmel írásaimat, mert most jönnek az igazi ínyencségek.

 

Kozér Emőke

Siker coach

Megjegyzés hozzáfűzése

Az email címet nem tesszük közzé. A kötelező mezőket * karakterrel jelöljük.